Habeas Data - Protección de Datos Personales, tiene una estrecha relación con el Servicio al Cliente y afecta directamente la confiabilidad que la empresa ofrece a las personas.
¿Para qué sirve Habeas Data o
Protección de Datos Personales?
¿Ha estado en un
plácido domingo, y suena su teléfono para ofrecerle servicios bancarios,
encuestas y otras cosas no deseadas?
Y se pregunta:
¿De dónde sacaron mi nuevo número telefónico?
Esto es porque
alguien está usando sus datos personales, y generalmente, sin su autorización.
La Protección de Datos
Personales
Pretende proteger
a la persona del uso indiscriminado de información personal. Representa el Derecho
de toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda información que se
relacione con ella. La persona objeto de protección se denomina Titular.
PROTECCION DE DATOS PERSONALES: Derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones sobre ellas. LEY 1581/2012 República de Colombia
¿Qué hago si mi negocio maneja
datos personales?
1. Es importante distinguir que
son datos personales privados y públicos
Los datos registrados
en el RUT y en el Registro Civil de Nacimiento no son susceptibles de la
aplicación de esta ley.
Datos de
ubicación, información que pueda generar segregación, información biométrica y
médica, información de menores, si pertenece a la información protegida por la normatividad
de Habeas Data o Datos Personales
2. Identificar las fuentes donde
se manejan datos personales
Establecer en la
empresa que áreas manejan datos personales, y cómo se obtiene esos datos
Listar las
posibles fuentes, los medios por las que se alimentan, y en que formato se
mantienen dentro de la empresa, ya sea en papel, listas de contactos, u otros
medios digitales
Anotar si esos
datos a su vez se comparten fuera de la empresa, y si es así, a quién, y qué
propósito tiene esa divulgación
3. Identificar responsables de
las fuentes, y forma en que se maneja esa información
A la lista
anterior de fuentes, asociar quien la alimenta, quien la modifica, quien la
consulta, y quien la respalda.
La norma solicita
garantía de seguridad de la información. Para cada fuente, asociar los
criterios de seguridad aplicados
4. Establecer un criterio único
para manejo de Datos Personales
En este punto ya
están identificadas las fuentes, los responsables, y la forma de manejar la
seguridad.
Es el momento de
definir quiénes y cómo se atenderá el manejo de Habeas Data de manera coherente
dentro de la empresa, y cómo se dará curso a consultas, reclamaciones,
solicitudes de modificación o revocación de datos personales
MASTERUNION enfoca el manejo de Datos Personales hacia el cuidado de la relación con los clientes, y la integración de esa comunicación con el Cliente en el día a día de la empresa
5. Comunicar los criterios de
Habeas Data a los Titulares
Es el momento de
comunicar el esfuerzo interno a los dueños de la información.
Se define la
estrategia para obtener de los titulares, la autorización para el manejo de sus datos
personales, comunicando el uso que tendrá su información
Habeas Data y su Impacto en el
Servicio al Cliente
Existe una estrecha relación entre Habeas Data y PQR (Peticiones – Quejas – Reclamos)
Si el
procedimiento PQR no está establecido dentro de la cultura de toda la empresa, se
multiplican las reclamaciones y reprocesos de Datos Personales.
MASTERUNION proyecta su servicio de Habeas Data como una gran oportunidad para optimizar la forma en que se están atendiendo las interacciones regulares y no convencionales con clientes activos, inactivos y prospectos.
MASTERUNION proyecta su servicio de Habeas Data como una gran oportunidad para optimizar la forma en que se están atendiendo las interacciones regulares y no convencionales con clientes activos, inactivos y prospectos.
Obligaciones de Habeas Data en Colombia
La resolución 090/2018 exige el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) a la Mediana Empresa, Gran Empresa y las Empresas de Naturaleza Pública
Esto implica reportar las bases de Datos Personales ante la SIC (superintendencia de Industria y Comercio), a través del mecanismo del RNBD
REQUISITOS DE HABEAS DATA QUE TODA EMPRESA DEBE CUMPLIR:
- Manual de políticas de manejo de datos personales
- Autorización del titular
- Avisos de privacidad
- Medidas de seguridad para proteger la información
- Informar medidas de seguridad para proteger la información
- Canal PQR´s: Consulta, modificación, revocación
- Responsable: Oficial de Cumplimiento
Si desea conocer
detalles de esta normatividad, conozca el artículo
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